TEHNIK-TEHNIK PERSIDANGAN

1. ISTILAH PERSIDANGAN

 Persidangan adalah suatu media atau tempat untuk merumuskan suatu masalah yang muncul dalam suatu komunitas yang didalamnya mutlak terdapat beberapa perbedaan faham dan kepentingan yang dimilikinya . Dan persidangan juga dibuat dalam rangka merumuskan hal – hal yang menjadi kebutuhan suatu kelompok / organisasi dalam menjalankan tata kerja organisasi tersbut.

Persidangan itu sendiri dibuat melalui mekanisme-mekanisme yang telah dibuat sebelumnya.

2. PIMPINAN SIDANG

 Pimpinan sidang adalah orang yang dipilih atau diangkat untuk memimpin persidangn /rapat dan juga faktor yang sangat menentukan dalam kelancaran suatu persidangan . Semua informasi harus diformulasikan sedemikian rupa dengan bijaksana , obektif dan luwes tanpa mengurangi wibawa dan dilakukan dengan tegas.

3. FUNGSI PIMPINAN SIDANG

• ·         sebagai pengarah
• ·         sebagai mediator
• ·         pencari jalan keluar
• ·         sebagai layar pemantul
• ·         motifator sebagai pengambil keputusan dan kesimpulan atas nama peserta

4.  CIRI – CIRI PIMPINAN SIDANG YANG IDEAL

• ·         Mengetahui tekhnik pengendalian persidangan
• ·         Cakap mengkombinasikan teknik pengendalian yang bebas , terbatas dan ketat
• ·         Cepat mengenal dan memahami situasi
• ·         Mampu mengenali dengan cepat tipe – tipe peserta
• ·         Cakap mengutarakan pendapat
• ·         Cakap menganlisa dan menguraikan setiap pembicaraan
• ·         Cakap mengambil kesimpulan pembicara
• ·         Cakap mengambil jalan keluar jika sedang buntu
• ·         Mampu memahami faktor psikologis peserta serta mampu memotifasi peserta untuk mengambil peranan.

5. PESERTA

 Peserta sidang adalah peserta yang mengikuti proses persidangan yang merupakan anggota dari organisasi tersebut. Peserta sidang ini nantinya merupakan penentu setiap kebijakan atau keputusan dari permasalahan yang dibahas.

 6. TIPE – TIPE PESERTA

• ·         pemersatu
• ·         pendengar
• ·         perantara
• ·         pemberi semangat
• ·         pengambil inisiatif
• ·         pemberi informasi
• ·         penyerang
• ·         perusuh

7. ISTILAH – ISTILAH DALAM PERSIDANGAN

A. INTERUPSI

 Interupsi adalah suatu tindakan dari seseorang untuk memotong, menela , menghentikan proses pembicaraan dalam persidangan.

Jenis – jenis innterupsi

1.       Point of order / usulan

Dikatan dan terjadi apabila pembicaraan yang akan kita katakan berkaitan langsung dengan pokok pembicaraan dan akan memperlancar persidangan.

2.       Point of information / Informasi

Dikatakan dan terjadi jika yang diajukan adalah untuk menjelasakan atau memberi informasi ang kurang jelas atau menambah bahan pertimbangan pada hal yAng dibahas

3.       Point of clarification / klarifikasi

Dikatakan dan mterjadi jika point yang akan diajukan adalah memperjelas apa yang sudah dikatakan sebelumnya.

4.       Point of personal privilage / personality

Dikatakan untuk membela diri karena pembicaraan yang berlangsung menyinggung pribadi atau orang tertentu ( berupa fitnah atau hinaan )

TAMBAHAN

5.       Point of clearens

Dikatakan dan terjadi apabila seseorang dikatakan (PP) oleh peserta sidang yang lain, maka hal ini yang dipakai sebagai interupsi demi meluruskan hal yang terjadi atau yang dimaksud

6.       Point of solution / solusi konkret

Merupakan interupsi yang digunakan untuk menyampaikan atau menawarkan suatu solusi atau mengusulkan usulan yang paling dirasa jitu untuk memecahkan permasalahan yang sedang dibahas.

7.       Point of Justification

Interupsi yang digunakan untuk menguatkan pendapat sebelumnya.

CATATAN

Tidak ada interupsi ketika diam

Tidak ada kata interupsi diatas interupsi

B. SKORSING

 Penundaan acara sidang untuk sementara waktu atau dalam waktu tertentu pada waktu sidang berlangsung.

C. LOBBY

Adalah penentuan jalan tengah atas konflik dengan skorsing waktu untuk menyatukan pandangan melalui obrolan antara dua pihak yang atau lebih yang bersebarangan pendapat secara informal atau keputusan

D. MUSYAWARAH MUFAKAT

 Pengambilan keputusan berdasarkan keputusan bersama secara aklamasi

E. VOTING

 Pengambilan keputusan berdasarkan suara tebanyak . Bisa dilakukan secara terbuka maupun tertutup.

F. FORMATUR

 Peserta sidang yang dipilih untuk menyusun kepengurusan organisasi

G. DEAD LOCK

 Suasan musyawarah yang macet. Masing – masing pihak berpegang kukuh pada argumentasinya, tidak ada yang mengalah, maka sidang dihentikan.

H. AGENDA ACARA

 Susunan acara persidangan secara kronologis yang mencantumkan materi sidang yang akan dibahas dan wsaktu pelaksanaannya

I. TATA TERTIB

 Aturan persidangan yang disusun untuk memudahkan jalannya acara persidangan yang berlaku dan mengikat pada seluruh peserta sidang.

J. WALK OUT

 Peserta meninggalkan acara persidangan sebagai protes atau ketidaksetujuan atas jalannya persidangan

K. ONE MAN ONE VOTE

 Setiap peserta memiliki hak satu suara dalam pengambilan keputusan secara voting .

L. ONE DELEGATION ONE VOTE

 Setiap delegasi / tim memilliki satu suara dalam pengambilan keputusan di dalam persidangan.

M. QUORUM

 Batas minimal peserta sidang yang harus hadir untuk dapat mensyahkan suatu keputusan di dalam persidangan.

N. FORUM ADALAH MAJELIS PERSIDANGAN

O. PENCERAHAN

 Merupakan upaya seorang peserta sidang untuk meluruskan kesalahpahaman yang terjadi antara peserta sidang yang lain.

8.BENTUK KETUKAN PALU

1. Ketukan 1 kali digunakan untuk

a.       Keputusan sela

b.      kesepakatan

c.       ketukan oleh pimpinan sidang yang akan melanjutkan atau mengambil alih sidang ( terjadi pada pergantian pimpinan sidang / majelis ketua )

2. Ketukan 2 kali

a.       Untuk menskorsing dan mencabut skorsing

b.      Mencabut kembali / atau membatalkan ketukan terdahulu

c.       Ketukan pada pergantian pimpinan sidcang

3. Ketukan 3 kali

a.       Penbukaan dan penutupan sidang

b.      Pembacaan konsideran dan keputusan final

9. CONTOH KALIMAT YANG DIPAKAI OLEH PIMPINAN SIDANG

A. Membuka sidang

 ” Dengan mengucapkan puji syukur kepada Tuhan Yesus Kristus Sang Kepala Gerakan maka saya ...... dibuka dan terbuka/ tertutup untuk umum. ” tok tok tok ”

B. Menutup sidang

 ” Dengan mengucapkan syukur kepada Tuhan Yesus Kristus Sang Kepala Gerakan maka ...... Ditutup dan tertutup untuk umum. ” tok tok tok ”

C. Mengalihkan pimpinan sidang

 ” Dengan mengucapkan puji syukur kepada Tuhan Yesus Kriistus Sang Kepala Gerakan maka saya serahkan palu sidang kepada pimpinan sidang berikutnya ” tok tok ”

D. Mengambil alih pimpinan sidang

 ” Dengan mengucapkan puji syukur kepada Tuhan Yesus Kriistus Sang Kepala Gerakan maka palu sidang saya terima dan sidang saya saya lanjutkan. ” tok ”

E. Mensokrsing sidang

 ” Sidang saya skors 1 X 15 menit dari pukul 14.00 sampai dengan pukul !4.15

” tok tok ”

F. Mencabut Skorsing

 ” Dengan memperhatikan kehadiran peserta sidang dan waktu skoorsing yang ditetapkan maka skors saya cabut dan sidang dilanjutkan ” tok tok ”

G. Memberi peringatan kepada peserta sidang

 ” Peserta sidang harap tenang ” tok tok berkali kali

10. BENTUK SIDANG – SIDANG DALAM GMKI

 Persidangan dalam kongres . kennferensi cabang ( konfercab ). Musyawarah komisariat tersiri dari :

A. Sidang pleno

Ø  Mengesahkan persidangan

Ø  Memilih dan menetapkan majelis ketua

Ø  Membahas dan menetapkan tata tertib dan jadwal acara

Ø  Mendengar dan menilai Laporan Pertanggung Jawaban Badan Pengurus Cabang

Ø  Menetapkan komisi, panitia kerja, dan panitia khusus serta menetapkan hasil hasil komisi menjadi keputusan konfercab

Ø  Menetapkan ketua dan sekretaris komisi , panitia kerja dan panitia khusus

Ø  Memilih dan menetapkan Badan Pengurus Cabang dan Badan Pemeriksa Keuangan ( Jika ada )

Ø  Menetapkan masa bakti / periode BPC

Ø  Menutup persidangan

B. Sidang komisi

• Ø  Pembahasan Laporan Pertanggung Jawaban ( LPJ ) Badan Pengurus cabang
• Ø  Membahas dan merumuskan Garis Besar Program dan Kebijakan Organisasi ( GBKUO )
• Ø  Membahas dan merumuskan Anggaran pendapatan dan belanja Cabang
• Ø  Membahas dan merumuskan struktur dan uraian tugas Badan pengurus Cabang

C. Sidang Panitia kerja

• Ø  Membahas dan merumuskan criteria dan tata cara pemilihan Badan Pengurus Cabang
• Ø  Membahas dan merumuskan Pokok – pokok pikiran konfercab

D.Sidang Panitia Khusus

 * Panitia dapat dibentuk jika diperlukan

E. Pimpinan sidang

Ø  Pimpinan sidang terdiri dari pimpinan sidang sementara dan pimpinan sidang Tetap atau yang disebut majelis ketua

Ø  Pimpinan sidang sementara adalah ketua dan sekretaris Pengurus pusat, Badan Pengurus Cabang , dan 3 orang utusan peserta sidang

Ø  Pimpinan sidang tetap disebut majelis ketua memimpin sampai akhir proses

 11. PERSIDANGAN DENGAN MEKANISMENYA:

• a.       Kongres dipimpin oleh 5 orang majelis ketua yang terdiri dari 2 orang  unsur Pengurus Pusat , dan 3 orang utusan peserta sidang.
• b.      Konfercab dipimpin oleh 3 orang majelis ketua yang terdiri dari 1 orang unsur Badan Pengurus Cabang , dan 2 orang utusan peserta sidang
• c.       Muskom dipimpin oleh 3 orang majelis ketua yang terdiri dari 1 orang unsur pengurus komisariat dan 2 orang utusan peserta sidang
• d.      Majelis ketua dari unsur pengurus pusat ditunjuk dan disepakati oleh Pengurus Pusat
• e.      Majelis ketua dari unsur BPC ditunjuk dan disepakti oleh BPC
•  
• f.        Majelis ketua dari unsur Pengurus komisariat ditunjuk oleh Pengurus komisariat
• g.       Majelis ketua dari unsur peserta ditunjuk dan dipilih oleh forum peserta persidangan
• h.      Majelis ketua harus ditetapkan dalam suatu surat keputusan
• i.         Apabila dalam proses perjalanan satu atau lebih dari satu majelis ketua mengundurkan diri karena alasan tetap, maka harus diganti yang lain dengan tetap memperhatikan keterwakilannya sehingga harus dilakukan perubahan dan penerbitan surat keputusan yang baru.